W pismach kierowanych od urzędu do urzędu nie wypracowano jednolitej praktyki w tym zakresie. Ponieważ w nagłówku korespondencji administracyjnej wskazywany jest zbiorowy nadawca, obie formy należy uznać za skuteczne i komunikatywne. Wybór jednej z nich zależy przede wszystkim od konwencji przyjętej w danej instytucji.
Forma zwracam się z prośbą podkreśla osobisty charakter wypowiedzi — uwydatnia, że autor pisma bierze odpowiedzialność za jego treść i formę językową. Akcentuje indywidualne zaangażowanie i punkt widzenia osoby podpisującej dokument. Z kolei forma zwracamy się z prośbą kieruje uwagę na fakt, że nadawcą dokumentu jest urząd jako całość, a pismo prezentuje wspólne stanowisko instytucji.
W korespondencji o szczególnie wysokim stopniu oficjalności (niektórzy powiedzieliby - korespondencji tradycyjnej) można natrafić na konstrukcję, w której jako podmiot zdania stawia się nazwę placówki (np. Urząd Gminy wnosi o…). Współcześnie to forma rzadziej stosowana — zwłaszcza w dobie postulatów, by personalizować komunikację urzędową i zmniejszać dystans między jej uczestnikami. Pojawiają się głosy, że warta jest zachowania, gdy nadawca występuje wobec adresata z pozycji instytucjonalnie niższej.
Bartłomiej Cieśla